אישור נוטריוני אלקטרוני ואפוסטיל דיגיטלי: איך זה עובד, ומי מקבל אותם

מה זה אישור נוטריוני אלקטרוני?

תקנות הנוטריונים תוקנו בתיקון שפורסם ב-21.2.2021 (קובץ התקנות 9196). התיקון הוסיף את תקנה 19א, שמאפשרת לערוך אישור נוטריוני באמצעים אלקטרוניים, ואת תקנה 26א על ארכיב אלקטרוני. האישור נחתם בחתימה אלקטרונית מאושרת של הנוטריון, כהגדרתה בחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-2001, ונושא חותם אלקטרוני במקום החותם הפיזי. לפי הנחיות משרד המשפטים:

• זו אפשרות ולא חובה. אפשר לבחור בין אישור נייר לאישור אלקטרוני.
• אישור שדורש חתימה של המבקש, כמו אימות חתימה, תצהיר או ייפוי כוח: המבקש מתייצב בפני הנוטריון וחותם בפניו, בחתימת יד שהנוטריון סורק או בחתימה אלקטרונית (תקנה 19א(1)). אין כאן היוועדות חזותית. הנוטריון מזהה את המבקש, מוודא שהוא פועל מרצונו ומבין את המסמך, בדיוק כמו באישור נייר.
• אישור שאין בו חתימה של המבקש, כמו אישור נכונות תרגום: אין חובת התייצבות. הנוטריון מצרף לאישור את המסמך שתרגם או העתק צילומי שלו (תקנה 15(ג)), ובאישור אלקטרוני הוא מציין בו את שם הקובץ המצורף (תקנה 19א(3)). חוזק האישור תלוי במקור שממנו תורגם, כמפורט מיד בהמשך.
• האישור נמסר כקובץ, בדוא"ל או באמצעי אלקטרוני אחר. את הקובץ אפשר להעביר לכמה גופים שצריך, בלי להזמין עותקים נוספים.
• שכר הנוטריון זהה לשכר על אישור נייר, לפי תקנות הנוטריונים (שכר שירותים).
• מסמך אחד הוא אלקטרוני או נייר, לא שניהם. מי שצריך את שתי הצורות מקבל שני אישורים נפרדים, כל אחד במספר משלו.

באישור נכונות תרגום, הנוטריון מציין באישור ממה תרגם. יש שלוש אפשרויות, מהחזקה לחלשה:

• תרגום מהמקור. המקור מוצג לנוטריון, והאישור מציין שההעתק המצורף נאמן למקור. זה האישור החזק ביותר, והוא דורש להביא את המקור למשרד.
• תרגום של מסמך חתום דיגיטלית, למשל תעודה שהונפקה כקובץ חתום. הנוטריון מתרגם מהקובץ שהועבר אליו, והאישור מציין זאת. זה אפשרי גם באישור נייר רגיל, שבו הנוטריון מדפיס את הקובץ ומתרגם ממנו, וגם באישור אלקטרוני. כך או כך אין צורך להגיע: שולחים את הקובץ, ומקבלים את האישור בדואר, או בדוא"ל כאישור אלקטרוני, ואם צריך גם עם אפוסטיל דיגיטלי.
• תרגום של צילום או סריקה. האישור מציין שהתרגום נעשה מצילום. זו האפשרות החלשה ביותר, ולכן כדאי לוודא מראש שהגוף המקבל מסתפק בה.

קובץ ולא דף: למה הדפסה אינה מספיקה

לפי התקנות, פלט נייר של אישור נוטריוני אלקטרוני ייחשב כהעתק בלבד, ועל האישור עצמו נכתב שעותק קשיח אינו מהווה אישור חתום נוטריונית. המקור הוא הקובץ החתום. לכן שולחים לגוף המקבל את הקובץ כפי שהתקבל מהנוטריון. לא מדפיסים וסורקים, ולא שומרים אותו מחדש בתוכנה אחרת: עריכה או שמירה מחדש עלולות לבטל את תוקף החתימה הדיגיטלית.

הנקודה הזו חשובה גם לרשויות. דוח מבקר המדינה על אפוסטיל (2026) מצא שמשרד החוץ נתן אפוסטיל גם לתדפיסים של מסמכים חתומים אלקטרונית, בלי לבדוק את הקובץ החתום, וקבע שאישור כזה אינו עומד בדרישות אמנת האג. מסמך דיגיטלי מאמתים בדרך דיגיטלית.

מה זה אפוסטיל דיגיטלי?

אפוסטיל הוא אישור לפי אמנת האג משנת 1961, שמאשר שהחתימה על המסמך היא של נוטריון מוסמך, וחוסך את האימות בקונסוליה. ההסבר המלא בעמוד האפוסטיל. אפוסטיל דיגיטלי הוא אותו אישור, כקובץ חתום אלקטרונית שמצורף למסמך.

על אישור נוטריוני אלקטרוני, הרשות המוסמכת לאפוסטיל הדיגיטלי היא משרד המשפטים. לפי טבלת היישום של ועידת האג, ישראל מנפיקה אפוסטיל אלקטרוני מ-21.12.2021, לפי הודעת ישראל לוועידת האג, ויש לה מרשם מקוון לאימות. כך זה עובד:

1. הנוטריון עורך את האישור האלקטרוני וחותם עליו.
2. הנוטריון מגיש באתר apostillenotary.justice.gov.il בקשה מקוונת לאפוסטיל דיגיטלי של משרד המשפטים, ומשולמת אגרה.
3. האפוסטיל מתקבל כקובץ חתום, והמבקש מקבל את האישור ואת האפוסטיל בדוא"ל. אין צורך להגיע לבית המשפט.
4. המקבל בחו"ל יכול לבדוק את האפוסטיל במרשם האפוסטילים האלקטרוניים של משרד המשפטים, eregister.justice.gov.il. את החתימה הדיגיטלית של הנוטריון אפשר לבדוק בתוכנת PDF מתאימה, כמו Adobe Acrobat Reader, לפי המדריך של משרד המשפטים.

אפוסטיל דיגיטלי ניתן רק לאישור שנערך מלכתחילה כאישור אלקטרוני. אי אפשר לסרוק אישור נייר ולבקש עליו אפוסטיל דיגיטלי. אישור נוטריוני על נייר מקבל אפוסטיל במזכירות בית המשפט, כמו קודם.

משרד המשפטים נותן אפוסטיל דיגיטלי גם לתעודות ממשלתיות שהונפקו דיגיטלית, למשל תעודת לידה דו-לשונית, תמצית רישום, תעודת מידע פלילי, צו ירושה ונסח טאבו. את אלה מזמינים ישירות באתר gov.il, בלי נוטריון.

אילו מדינות מקבלות אפוסטיל דיגיטלי?

אמנת האג חלה ביחסים בין 130 מדינות וטריטוריות. אין רשימה רשמית של מדינות ש"מקבלות" אפוסטיל דיגיטלי. ב-2021 קבעה ועדה מיוחדת של ועידת האג בהמלצותיה שאפוסטיל שהונפק כדין במדינה חברה חייב להתקבל בכל מדינה חברה אחרת, בלי קשר לפורמט שלו, ועודדה את המדינות לנקוט צעדים כדי להבטיח שאפוסטיל אלקטרוני יתקבל.

בפועל, ההחלטה בידי הגוף המקבל. יש רשויות, בנקים וקונסוליות שעדיין דורשים מסמך נייר עם חותמת, ויש כאלה שהמערכות שלהם לא מקבלות קובץ חתום. גם משרד המשפטים ממליץ לבדוק מראש אם הרשות במדינת היעד מקבלת מסמכים בפורמט אלקטרוני.

סימן טוב לכך שמדינה מכירה את הפורמט הוא שהיא עצמה מנפיקה אפוסטיל אלקטרוני. לפי טבלת היישום של ועידת האג, אלה בין המדינות שמנפיקות אפוסטיל אלקטרוני, בחלקן רק חלק מהרשויות:

הרשימה אינה מבטיחה שכל גוף במדינות האלה יקבל קובץ, ומדינה שאינה ברשימה אינה דוחה בהכרח מסמך דיגיטלי. מה שקובע הוא תשובת הגוף המקבל.

מדינה שאינה חברה באמנת האג: אין בה אפוסטיל כלל. אישור נוטריוני למדינה כזו נערך על נייר ומאומת בחותמת של הנהלת בתי המשפט.

אילו גופים בישראל מקבלים אישור נוטריוני אלקטרוני?

מבחינה משפטית, אישור נוטריוני אלקטרוני החתום בחתימה מאושרת שווה ערך לאישור על נייר. כך כתב ראש האגף לאסדרת מקצועות במשרד המשפטים, בהודעה על שיתוף הפעולה עם בנק מזרחי-טפחות. השאלה המעשית היא אם הגוף המקבל ערוך לקבל קובץ.

• בנק מזרחי-טפחות מקבל מאז מרץ 2023 ייפוי כוח למשכנתה עם אישור חתימה נוטריוני אלקטרוני, שהנוטריון מעביר לבנק באופן מקוון. זה היה הבנק הראשון שעשה זאת. עם זאת, מאז תיקון החוק שמאפשר אימות חתימה רגיל על ייפוי כוח לבנק למשכנתה, העניין באישור נוטריוני דיגיטלי לצורך זה ירד.
• גופים נוספים שידוע שהם מקבלים אישור אלקטרוני הם, בין היתר, רשם הירושות, רשם המקרקעין, משרד הבריאות ומשרד החינוך. לכל אחד יש דרך הגשה משלו, ולא כל הליך בכל גוף פתוח לכך.
• רוב הגופים בישראל עדיין לא ערוכים לקבל אישור נוטריוני דיגיטלי, ואין רשימה רשמית ומעודכנת של מי שכן. גוף שדורש למסור מסמך מקור בדלפק או בדואר יקבל מהדפסה של הקובץ העתק בלבד.

לכן, לפני שמזמינים אישור, כדאי לשאול את הגוף המקבל שאלה אחת, ולקבל עליה תשובה בכתב: האם אתם מקבלים קובץ PDF של אישור נוטריוני חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת, ובאיזו דרך מגישים אותו? אם התשובה לא ברורה, אישור נייר הוא הבחירה הבטוחה.

מתי לבחור אישור דיגיטלי ומתי נייר?

אישור אלקטרוני במשרד שלנו

במשרד הנוטריון עמוס אילן בנס ציונה אפשר לקבל אישור נוטריוני אלקטרוני ולקבל עליו אפוסטיל דיגיטלי, בלי ללכת לבית המשפט. באישור שדורש חתימה מגיעים פעם אחת למשרד. בתרגום של מסמך חתום דיגיטלית או של צילום אין צורך להגיע: שולחים את המסמך דרך הטופס בעמוד התרגום. בתרגום מהמקור מביאים את המקור למשרד. בשני המקרים האישור והאפוסטיל נשלחים בדוא"ל. שכר הנוטריון נקבע בתקנות וזהה לשכר על אישור נייר (ראו המחירון), ולאפוסטיל מתווספת האגרה של משרד המשפטים. את דרישות הגוף המקבל, ובכלל זה אם הוא מקבל אישור אלקטרוני, יש לברר מולו לפני ההזמנה.

מקורות

• משרד המשפטים: הנחיות לעריכת אישור נוטריוני ותיעוד פעולות נוטריוניות באופן אלקטרוני
• gov.il: עריכת אישור נוטריוני אלקטרוני ואימותו באפוסטיל דיגיטלי
• gov.il: אימות תעודות ממשלתיות באפוסטיל דיגיטלי
• הודעת ישראל לוועידת האג על האפוסטיל האלקטרוני (2022)
• משרד המשפטים: שירות אישורי נוטריון דיגיטליים במזרחי-טפחות (2023)
• HCCH: e-APP Implementation Chart
• HCCH: Conclusions and Recommendations, Special Commission 2021
• מבקר המדינה: דוח על מתן אישורי אפוסטיל, 2026

עוד בנושא: אפוסטיל | תרגום נוטריוני | אימות חתימה | מה להביא לנוטריון